为规范律师事务所行政管理制度，提高员工工作效率，现将本所行政人员工作职责规范如下：
一、行政事务：
（一）行政前台
1、每周一向各律师发送德纳心语。
2、负责低值易耗用品（名片、纸张）的发放、使用登记和离职时的缴回；负责固定资产清点和管理。对所里的财物进行登记保管，负责对外开具放行条。
3、认真、及时的完成本所律师交打的文件资料，协助律师完成相关复印工作。应按接受文稿的先后和律师需要文稿的时间安排打印和复印的顺序。
4、关注律师协会，广东省司法厅公布的最新消息，对需要律师关注的信息及时通知，遇有关系公共消息或紧急情况时，及时以短讯或电话方式通知。律师协会培训讲座的通知，本所学习会议及所有活动的通知。
5、对外发布招聘信息，对内登记管理人员信息，及时将变更的律师个人信息更新制本所网站，包括律师信息，实习律师信息等。
6、配合治安管理部门、物业处整理本单位人员信息登记等人事性事项。
7、对外日常事务的联络。如网络维护、复印机维护、花木维护、企业邮箱的维护、饮用水补充，与办公场所的物业管理机构接洽做好写字楼本体的维修与养护等，保证一切正常使用和供应。
8、负责每月对行政部人员的考勤记录制作表格，每月1日将上月考勤统计表报行政主管。
9、每月月末对公共资源的使用进行清算，包括：由所里统一定制的预支款项的律师名片，律师领取的需要收费的材料清单，以及复印机纸张使用量的统计清零、超额量收费等。
10、每日下班前，负责保洁工作，检查所有房间空调、灯光是否关闭，房门是否反锁，打印机、复印件、水电开关是否关闭。
附：前台工作礼仪规范
1、服饰大方得体，态度亲切礼貌，对每个入所的律师和客人要笑脸相迎。
2、注意电话礼仪，运用规范语言（“您好，广东广东丽景律师事务所”“请稍等”“很抱歉，某律师外出办案了，请问您需要留下口讯吗”等）和亲切的语调接听电话。
3、每日提前10-15分钟到达工作岗位，9点前开启打印机、复印机，水电开关等，保证同事，律师正常使用。到楼层大堂领取报纸信件，做好信件、传真的分发工作，对代律师签收的快件应当进行登记，及时通知律师并做好相应签收工作。
4、主动引导等候客人到会客区入座并通知其拜访的律师，得到律师许可后方可进入。对闲杂人员做好解释与回绝工作，保持良好的办公秩序。遇有紧急情况，要及时上报事务所负责人。
5、负责会议室（接待室）的使用安排、茶水准备和整理。按预定会议室的情况，做好使用安排。
（二）网管
1、对包括服务器在内的本所电脑及网络设施做好软、硬件的管理与维护，使其在工作时间保持良好的工作状态。
2、制止未经许可的人员打开及使用本所网络服务器及办公电脑。
3、对本所电脑做好病毒防范及病毒预警，防止本所电脑感染病毒。
4、帮助律师解决使用电脑中遇到的问题，并给予必要的技术指导。
5、及时做好本所互联网站内容的制作、更新及维护。
6、做好本所网站及相关品牌产品的设计和网站的宣传，通过网站提高本所的知名度。
7、其他与网络相关的事宜。
（三）行政文员：
1、负责本所及本所律师相关证照的年检、申办等工作，包括但不限于律所执业证、组织机构代码证、人事立户证、律师执业证的年检，实习证、律师执业证的申办，执业律师的转所、注销等；
2、负责本所员工入户、港澳通行证等手续的办理；
3、协助行政主管制作对外投标项目的标书，编纂与整合律师事务所的推广材料；
4、负责收集并整理本所新闻、杂志、资料等，并及时更新到本所网站；并定期对各大网站的本律所注册信息及联系方式维护及推广；
5、领导安排的其他事务。
（三）行政主管：
1、日常行政管理工作及财务审批
（1）负责管理公章，审批基本法律文件以外的其他需要盖章的材料，监督日常用章及数据的维护；
（2）负责对律师事务所执业证、组织机构代码证、税务登记证、人事立户证的保管以及对上述四项证书原件出借的审批登记、签收留底；
（3）律师事务所各行政流程规范的制定；律师事务所规章制度的起草、管理、装订成册；
（4）对本所合伙人会议进行记录与整理；
（5）负责律所办公用房的分配调整；管理办公用品，并对办公用品及各部门文明办公，包括环境卫生进行检查督促；
（6）检查全体员工出勤状况，按照所里有关规定，督促员工遵守所里规范和人事纪律；
（7）律师事务所活动的安排、策划、主持，与活动场所的联络，活动时间的安排、通知前台发布；
（8）处理客户投诉。
（9）负责小额（人民币伍仟元以下）的费用报销单、提款单等单据的最终审批，审批时应审查其合理性、合法性。
2、人事管理工作
（1）提前统计即将到期的执业合同的律师名单，负责律师执业合同的新签及续签工作；
（2）负责人员的招聘工作，对部门缺员进行推荐；组织应聘人员的面试；负责新入职员工的入职登记及劳动合同的签订；负责规划、执行员工的培训工作；
（3）对离职人员进行离职登记，安排人员对离职人员的工作进行交接并向主管部门的领导报告；
（4）负责所里全体员工的劳动合同、档案的管理；
（5）负责所内各项人事制度的传达，实施和检查。
3、对外管理
（1）负责与《中国律师》等杂志对律所的推广活动进行联系；
（2）组织接待访客等相关外联工作，负责组织好律所的公关活动，树立律所良好形象；
（3）负责本所网络、电话、花草、清洁等合同续签及沟通衔接；
（4）与律协、司法局联络工作，负责律协、司法局发布的与律所有关的文件的传达；
（5）负责本所对外投标项目的标书的制作及本所宣传材料的编撰等工作；
4、其他行政事务
二、财务会计：
（一）财务主管：
1、制定有关财务管理的规章制度。
2、负责对律师提款单、办公费用的报销单等单据进行初步审核，审核时应审查其合理性、合法性。
3、依原始凭证及时编制记账凭证，并将有关收入、费用往来等凭证复印件交事务所主任审阅；依记账凭证和汇总记账凭证及时登记明细分类账和总分类；依总分类账编制财务报表等财务文件。
4、保管财务章，并按照本所印章管理制度使用。
5、每月办理纳税申报（个人所得税表、地方税表或季度合伙人纳税申报表）。
6、每月工资表的编制、合伙人帐务核算、事务所成本、费用核算。
7、外部财务资料（记账凭证、帐簿、税表、财务报表审计报告等）的保管。
8、负责复印机、网络维护、饮用水、植物租用等日常用度的结算事宜。
9. 每月律师管理费用账单的编制
（二）出纳
1、负责律所全体人员社保及住房公积金的办理。
2、收取律师管理费、社保费及住房公积金，对拖欠上述费用的律师进行催收。
3、对经主任或主管审批的律师提款、房租等款项网上审批支付，支付时应注意核对收取方的账号、支付金额等信息，每月相关费用的支付，报销费用的支付。
4、对公共事务部各律师的工资、提成及支出等费用进行统计。
5、现金、银行存款的管理，登记日记账，掌握资金的流动、结余。
6、发票的开具，统计，领购发票等。
7、协助律师签订委托代理合同、所函、介绍信、会见信、顾问合同等法律文书，对法律文书进行登记（以及备份数据维护），并对填写完整的文书盖章。每月对盖章文件进行汇总，对尚未交还原件的律师进行限期催收，并负责以上案件信息的电子维护。
广东广东丽景律师事务所
二0一三年二月十六日